Digitalizace v praxi kanceláře: Money S3, Pamica a Evala

Úvodní cvičení s AI: kontrola dokladu podle vašeho seznamu

Včera jste v Cvičení 3.2 sestavili kontrolní seznam náležitostí přijaté faktury. Dnes ho použijeme jako zadání pro AI.

Z cvičení plyne: AI pracuje nejlépe, když dostane váš postup. Obecný dotaz dá obecnou odpověď; váš kontrolní seznam dá kontrolu podle pravidel kanceláře.

Tři cesty dokladu do Money S3

Doplňky Money S3 pro příjem dokladů:

• Inbox — centrální e-mailová schránka pro přijaté doklady v Money S3; sám přečte ISDOC, ZUGFeRD a QR kód na faktuře.
• Inbox Plus — navíc vytěžuje skeny a PDF bez strukturovaných dat (služba Rossum, účtováno za doklad).
• Připojení dokumentu k dokladu — PDF nebo sken lze připojit přímo k dokladu v Money S3, takže doklad a jeho originál jsou na jednom místě.

Import výpisu a automatické párování

• Bankovní výpis ve formátu ABO/GPC importuje Money S3 průvodcem Import výpisu (Účetnictví → Výpis z účtu). Formát a banka se nastavují u bankovního účtu.
• Párování podle variabilního symbolu se samo nezapne: v průvodci je nutné zaškrtnout „Párovat načtené bankovní doklady“. Pokud volba zaškrtnutá není, platby se nepárují.
• Money S3 i Evala se umí k vybraným bankám připojit přímo přes API (mimo jiné Fio, Česká spořitelna, Komerční banka, Raiffeisenbank, ČSOB). Výpis pak odpadá — pohyby se stahují samy. Banka může napojení zpoplatnit.

Proč platba zůstane nespárovaná

Když banka nedává GPC

Některé platební služby a zahraniční banky (PayPal, Revolut, Wise a podobně) výpis ve formátu pro Money S3 nenabízejí. Pro ně existují převodníky výpisů do formátu pro import (příklady: UctoGo, doplňky účetních programů, integrační služby). Platí stejné pravidlo jako u vytěžování: výstup převodníku zkontrolovat před importem — součty, zůstatky, počet pohybů.

Jak mzdy putují do účetnictví

• Zaúčtováním mezd v Pamice se mzdy za období uzamknou proti dalším úpravám a vzniknou doklady pro účetnictví.
• Pamica umí tři režimy: přímé napojení na Pohodu, vytváření XML souborů pro jiný ekonomický systém (cesta k souborům se nastaví v globálním nastavení) a samostatný provoz bez přenosu.
• Zaúčtování může být souhrnné, detailní nebo minimální — podle toho, jak podrobně mají být mzdy v účetnictví vidět (např. po střediscích).
• Kancelář dnes přenáší mzdy do Money S3 i do Evaly přes XML. Každý přenos je místo, kde se může něco ztratit — proto kontrolní body.

Kontrolní body přenosu

Digitální mzdová agenda

• Podklady od klientů (docházka, nepřítomnosti, změny) — jednotná šablona a jeden kanál, stejně jako u dokladů. Když klient pošle nepřítomnosti volným textem v e-mailu, AI je převede do jednotné tabulky (zaměstnanec, druh, od–do) připravené k zadání do Pamicy; tabulku vždy zkontrolujte proti podkladu.
• Výplatní pásky e-mailem jen chráněné (heslo, zabezpečený portál) — obsahují citlivé osobní údaje.
• JMHZ (jednotné měsíční hlášení zaměstnavatele) převádí řadu výkazů na jedno elektronické měsíční hlášení — mzdová agenda je tím už z velké části elektronická.
• Uchovávání: mzdové listy a evidence pro důchodové pojištění 45 let (u poživatelů starobního důchodu 10 let) — elektronický archiv musí být čitelný i za desítky let.

Jak doklady do Evaly přicházejí

Vytěžování a párování

• ISDOC Evala přečte automaticky a bez poplatku. Ostatní doklady (PDF, fotky) vytěží služba Rossum — Evala před vytěžením ukáže cenu.
• Platby se párují automatickými pravidly (částka, VS, SS, číslo dokladu, tolerance). Výsledek čeká „K potvrzení“ — účetní ho hromadně potvrdí.
• Po vytěžení platí stejná kontrola jako včera: součty, dodavatel, náležitosti, duplicita.

Chybějící doklady a komunikace s klientem

• Opakované úlohy: Evala v nastaveném intervalu připraví koncept očekávaného dokladu (např. měsíční nájem, telefon). Je tak vidět, co ještě nedorazilo.
• Konverzace: komunikace s klientem i s kolegy navázaná přímo na doklad; lze předat kolegovi, označit prioritu.
• Automatické upomínky klientovi Evala nenabízí — upomínka se posílá přes Konverzace nebo e-mail. Zde pomohou šablony upomínek ze včerejšího Cvičení 6.1.

Přechod klientů z Money S3 do Evaly

• Doklady lze přenést ve formátu Money S3 XML, ale jen do aktuálního účetního období.
• Účtový rozvrh a počáteční stavy se zadávají ručně.
• Proto se vyplatí přecházet k začátku účetního období a po skupinách klientů — nejdřív ti, kteří už posílají doklady elektronicky.

Kde AI v kanceláři pomáhá a kde ne

Copilot v Microsoft 365

• Copilot Chat s firemním účtem je součástí Microsoft 365 a má ochranu firemních dat.
• Licence Microsoft 365 Copilot přidává práci přímo v aplikacích nad firemními daty (Outlook, Word, Excel, Teams) — například shrnutí e-mailového vlákna s klientem nebo analýzu tabulky v Excelu.
• Před rozšířením licencí se vyplatí vyzkoušet konkrétní úlohy kanceláře a změřit, kolik času ušetří.

Pravidla pro zadávání dat do AI

1. Anonymizovat, kde to jde: místo jména klienta „Klient A“, místo rodného čísla nic.
2. Firemní účet, ne soukromý.
3. Zadání s postupem (kontrolní seznam, pravidla kanceláře) místo obecného dotazu.
4. Pokyn „nic nedoplňuj“ a požadavek na označení nejistoty.
5. Kontrola výstupu vždy před použitím — AI je návrh, ne rozhodnutí.

Plán kanceláře na 30 / 60 / 90 dní

Vnitřní směrnice pro digitalizaci

Směrnice je závazný rámec kanceláře: popisuje, jak se doklad převádí, ukládá a kontroluje — a tím podpírá průkaznost. Stáhněte si vzor osnovy směrnice.

Doporučená osnova:

1. Účel a rozsah (které doklady, kterých klientů, od kdy)
2. Odpovědnosti (kdo přijímá, skenuje, kontroluje, ukládá)
3. Příjem dokladů (kanály, podoby, evidence přijetí)
4. Převod listinných dokladů (parametry skenu, ověření shody, co s originálem)
5. Elektronické doklady (ISDOC, PDF, datové schránky — ukládání celé zprávy ZFO)
6. Vytěžování a kontrola (nástroje, kontrolní seznam, řešení výjimek)
7. Uložení a archiv (struktura, pojmenování, přístupová práva, lhůty)
8. Bezpečnost (dvoufaktorové ověření, zálohy a zkušební obnova, předávání dat)
9. Používání AI (povolené nástroje, anonymizace, kontrola výstupu)
10. Skartace a předávání originálů klientům
11. Účinnost a revize

Shrnutí školení

• Vstup rozhoduje: ISDOC, PDF a jeden kanál od klienta ušetří víc než jakýkoli program.
• Money S3: import ISDOC a výpisů se zapnutým párováním; originál připojený k dokladu.
• Nespárované platby: protiúčet + částka; nejasnosti se ověřují u klienta, neodhadují.
• Pamica: kontrolní list přenosu mezd.
• Evala: Inbox a portál pro klienty, opakované úlohy pro chybějící doklady, přechod po skupinách k začátku období.
• AI: návrh a kontrola podle vašich pravidel, odpovědnost zůstává v kanceláři.
• Směrnice a plán dávají digitalizaci závazný rámec.